DÉFINITIONS

« Employé·e » Toute personne qui travaille pour le Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît moyennant rémunération, incluant la coordination ou la direction, ainsi que toutes les personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).

« Événement » Tout événement que le Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît gère ou organise. 

« Formulaire de signalement » Le formulaire mis à la disposition de tout·e Employé·e ou Participant·e afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Incident de confidentialité » Tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Participant·e » Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service et d’un renseignement.

« Publication » Toute publication produite par Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît ou à laquelle Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé, site web ou autre).

« Registre des incidents de confidentialité » L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices » Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

« Renseignement confidentiel » Tout renseignement fourni ou communiqué à Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé, site web ou autre) qui concerne un·e Participant·e ou un.e Employé·e et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e Participant·e ou un·e Participant·e potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

• les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;
• les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
• les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent
• pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité» Tout service que Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS

2.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.

2.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employé·e de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

3.1 Les Employé·es sont tenu·es de signer la présente entente de confidentialité avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît. Cette entente ou engagement peut faire l’objet d’un document distinct ou l’engagement, être contenu dans un contrat de travail.

3.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e Employé·e avec Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît et survit à la fin de cette relation.

COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

4.1 Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

• maintenir les coordonnées à jour ;
• documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
• permettre, dans le cas des Employé·es rémunéré·es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, régime de retraites, etc.).

4.2 Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service. La constitution des dossiers nous permet de mener nos activités, y compris pour répondre à vos questions, pour communiquer autrement avec vous, ou pour remplir nos obligations découlant des accords conclus entre vous et nous, pour vous fournir des mises à jour et des services, par le canal que vous avez choisi de les recevoir, En relation avec des obligations légales ou réglementaires.

4.3 Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

4.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

4.5 La collecte des renseignements personnels auprès d’une personne de moins de 14 ans doit avoir obtenu au préalable le consentement de l’un de ses parents ou de sa tutrice ou son tuteur légal, à moins que la collecte soit manifestement au bénéfice du jeune (situation d’urgence, etc.). Dans le cas de la personne de 14 ans et plus, elle peut elle-même donner son consentement.

4.6 Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît recueille sur son site internet les détails de vos visites et les informations collectées à travers les témoins et autres technologies de suivi, y compris, mais sans s’y limiter, votre adresse IP, les données de trafic et autres données de communication.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

5.1 La direction ou la coordination, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction ou la coordination peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît doit être indiqué, sous le titre de la direction ou la coordination ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.

La direction ou la coordination ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

5.2 Sous réserve de l’article 5.3, la direction ou la coordination est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît. Les autres Employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

5.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

5.4 Lorsqu’un·e Employé·e ou un·e Participant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale ou la personne responsable de la protection des

renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé·e ou le ou la Participant·e doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou la coordination ou à la personne responsable.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de  cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

• Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances de l’incident ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
• Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

5.5 La direction ou la coordination ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·es au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

6.1 Les Employé·es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

• S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou

accès non autorisé ;

• S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
• Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

6.2 Lorsqu’un·e Employé·e peut également, à certains égards, être qualifié·e de Participant·e, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.

6.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

7.1 Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

7.2 Les dossiers concernant les Employé·es sont conservés par Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît pour une durée minimale de sept ans.

7.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont gardés une fois le témoignage publié ou diffusé pour permettre à Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît de le recontacter dans le futur, à moins que l’individu ait préalablement exprimé (par écrit, verbalement, électroniquement) que les renseignements confidentiels le concernant soient détruits.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

8.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

8.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée. Le consentement obtenu sera écrit si la situation le permet.

8.3 Tel que permis par la loi, Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît ou ses Employé·es, par ou de la part d’un·e Participant·e, d’un·e Employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e Participant·e ou d’un·e Employé·e.

8.4 Les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée. 

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

9.1 Sous réserve de l’article 9.2, les Participant·es et Employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

9.2 Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

9.3 Une demande d’un·e Participant·e ou d’un·e Employé·e en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

9.4 Les personnes de moins de 14 ans ne peuvent exiger d’être informées de l’existence de renseignements de nature médicale ou sociale les concernant ni obtenir communication de ces renseignements, à moins que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire, par l’intermédiaire de leur avocate ou avocat.  

MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

10.1 Un·e Employé·e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

• communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;

• discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
• laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit
• où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;

• fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

10.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

RECOURS

11.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît si la plainte concerne le ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels. La plainte doit être écrite et contenir le nom de la personne, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte. 

11.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

TÉMOINS

12.1 En utilisant notre site Web (www.centreboncourage.org) et nos différentes plateformes, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique. Nous pouvons utiliser les témoins suivants :

Témoins strictement nécessaires : Ces témoins sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités. Sans ces témoins, les services que vous demandez ne peuvent pas être assurés.

Témoins statistiques : Les témoins statistiques nous permettent de comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site web en recueillant et en communiquant des informations de manière anonyme.

Veuillez prendre note que la présente politique concernant les témoins ne s’applique pas aux pratiques en matière de protection de la vie privée de sites Web tiers qui peuvent figurer dans des liens sur ce site Web ou être accessibles à partir de celui-ci, et que nous ne sommes pas responsables à l’égard de telles pratiques. Nous pourrions mettre à jour la présente politique concernant les témoins et nous vous encourageons à passer en revue la politique de temps à autre pour demeurer au fait de la manière dont nous utilisons les témoins.

MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

13.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de Centre communautaire Bon Courage de Place Benoît si la plainte concerne le ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels. La plainte doit être écrite et contenir le nom de la personne, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte.

Pour nous joindre

Pour vos questions ou commentaires en regard de cette politique, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :

• Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers ;
• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous ;
• Signaler toute violation de la présente politique.

Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels au courriel suivant : protection@centreboncourage.org